Das Flussdiagramm - ausführlicher Artikel

Definition Flussdiagramm

Flussdiagram, auch verallgemeinernd Ablaufdiagramm oder englisch flowchart, ist eine systematische Visualisierung von mehreren aufeinanderfolgenden Arbeitsschritten mit Hilfe verschiedener Symboliken. Somit ist das Flussdiagramm ein Werkzeug zur Analyse, Dokumentation und zum Design einer Vielzahl von Prozessen, Systemen oder Arbeitsabläufen. Insbesondere im Prozess- und Projektmanagement wird diese Darstellungsform häufig verwendet. 

Sie wurde 1921 zum ersten Mal von Frank und Lillian Gilbreth (1868 – 1924 bzw. 1878 – 1972) vorgestellt und wird heute branchen- und fachübergreifend eingesetzt. Prominentestes Beispiel ist die Programmierung von Software.

Anstatt Prozesse mit Hilfe vieler Worte zu beschreiben und so die Komplexität zu erhöhen, bildet das Flussdiagramm den Prozess durch eine sofort greifbare, (teilweise) normierte grafische Darstellung mit einer festen Reihenfolge der Arbeitsschritte ab. Diese Darstellung von Arbeits- und Geschäftsabläufen kann im Grad der Detaillierung an den jeweiligen Nutzerkreis angepasst werden. Somit ermöglicht es, die Abläufe schnell zu verstehen, effektiv zu analysieren und nachhaltig zu optimieren. Hierunter fallen (etwa durch Feedback von weiteren, unabhängigen Mitarbeitenden) beispielsweise das Identifizieren von Engpässen, überflüssigen Schritten oder Aspekten innerhalb eines Prozesses.

Im Projektmanagement ist das Flussdiagramm häufig als ein Teil der Ablauforganisation eines Projekts zu finden. Überschneidungen gibt es hier auch zum Ablaufdiagramm.
In diesem Artikel zeigen wir dir, was hinter einem Flussdiagramm steckt, wie es aufgebaut ist und wie du selbst einfach ein Flussdiagramm erstellst und dein Problem übersichtlich und strukturiert aufbereitest.

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Arten von Flussdiagrammen

Flussdiagramme werden in vielen verschiedenen Bereichen angewendet und es existieren eine Vielzahl von Systematiken. Ein Beispiel für eine Unterteilung lieferte 2003 Alan B. Sterneckert in seinem Buch „Critical Incident Management“. Hier führt er vier verschiedene allgemeine Flussdiagrammarten auf, die sich auf die Abläufe von Informationen und Computerprogrammen beziehen:

Dokumentenflussdiagramme (engl. Documents flowcharts): Dieser Typ stellt den Fluss von Dokumenten durch einzelne Geschäftsbereiche, Abteilungen oder generell ein System grafisch dar. Ein kurzes Beispiel ist die Abfolge Erstellung, Feedback, Review, Abnahme und Ablage eines Dokuments.
Datenflussdiagramme (engl. Data flowcharts): Dieses zeigt die Steuerelemente über Datenflüsse in einem System. Hierbei werden meist Symboliken aus der Informatik verwendet (z.B. Datenbanken, In-/Output, etc.).
Programmablaufpläne (engl. Program flowcharts): Diese zeigen die systeminternen Kontroll- bzw. Steuermaßnahmen eines Programms oder eines Prozesses.
Systemflussdiagramme (engl. System flowcharts): Diese stellen den Datenfluss zu den bzw. durch die wichtigsten Komponenten eines Systems auf physischer bzw. Ressourcenebene dar. Dazu gehören etwa Datenein- und -ausgaben, Speichermedien, Datenbanken, Prozessoren und Kommunikationsnetzwerke.
Weitere Unterscheidungen treffen z.B. Andrew M. Veronis in seinem Buch „Microprocessors: Design and Applications“ aus dem Jahre 1978 (mit Bezug auf Mikroprozessoren) oder auch Mark Fryman in seinem Werk „Quality and Process Improvement“ (2001), der sich stark an Kriterien orientiert, die dem produzierenden Gewerbe zugeordnet werden können.

Elemente eines Flussdiagramms

Im Laufe der Zeit hat sich eine allgemeine Konvention entwickelt, wie Prozesse grafisch beschrieben werden. Diese ist in der Norm DIN 66001 festgehalten. Die Auflistung der Symbole ist allerdings nicht final, so dass auch eigene Symbole verwendet werden können. Es sollte für den Betrachter ggf. aus dem Zusammenhang sofort ersichtlich sein, was die Symbole im Einzelnen bedeuten.
Die grundlegenden Flussdiagrammsymbole sind insbesondere Formen, Text und Pfeile.

Ausgangspunkt eines jeden Flussdiagramms ist ein Kreis bzw. Oval, der den Startpunkt symbolisiert. Davon ausgehend können verschiedene Symbole mittels Pfeilen miteinander kombiniert und gereiht werden. Auch Iterationen, also Wiederholungen von Teilen des Prozesses, sind somit möglich.

Neben den die Aktionen bzw. Funktionen verbindenden Pfeilen können (müssen aber nicht) weitere Informationen gegeben werden, z.B. Schlagworte bei Verzweigungen oder Entscheidungen.
Durch einen sich verzweigenden Pfeil können „und“-Beziehungen sichtbar gemacht werden (sowohl Zweig 1 als auch Zweig 2 sind notwendig).
Bei Rauten verzweigt sich der mögliche Weg in mindestens zwei Äste (z.B. bei ja/nein Entscheidungen). Sollten die Äste nicht wieder auf einen gemeinsamen Pfad zusammenführen, enden beide an separaten Punkten, ebenfalls mittels eines Kreises oder Ovals gekennzeichnet.
Kommentare zu einzelnen Schritten können am Rand mittels einer geschweiften Klammer sichtbar gemacht werden. Je nach Aufgabenstellung und Bereich werden weitere semi-standardisierte Symbole verwendet. Die folgende Übersicht gibt nur einen Überblick über wesentliche Erweiterungen:

Leitfaden zur Erstellung

Dieses Kapitel gibt dir einen Leidfaden an die Hand, wie du mit Hilfe der oben gezeigten Symbole einfach und präzise dein Flussdiagramm erstellst:

Schritt 1: Definiere den Einsatzzweck und den Umfang (Bilanzraum) deines Flussdiagramms
Mache dir bewusst: In welchem Umfeld bewege ich mich (z.B. technisch oder wirtschaftlich getrieben)? Was ist das Ziel, was möchte ich mit dem Flussdiagramm erreichen? Definiere Start- und Endpunkt(e) und wähle die richtigen Elemente aus (siehe Kapitel Elemente des Flussdiagramms).

Schritt 2: Erstelle alle benötigten Elemente deines Flussdiagramms
Lege alle Elemente an, die für deinen zu modellierenden Prozess benötigt werden. Füge in die Elemente sprechende Beschreibungen ein, die auch gut von Außenstehenden verstanden werden können. Entscheide dich für einen Sprachstil (z.B. „Kunde bestellt“ oder „Bestellung erfolgt“) und halte diesen konsequent ein. Bringe die Elemente deines Flussdiagramms in eine erste Ordnung gemäß der Abfolge des betrachteten Prozesses.

Schritt 3: Beschreibe die Prozess- oder Schrittabfolge und fertige einen Entwurf deines Flussdiagramms an
Ordne alle notwendigen Schritte in chronologischer Reihenfolge, beginnend mit dem Startpunkt. Überprüfe dabei, welcher Typ das jeweilige Element sein soll: Prozess, Entscheidung, Input/Output etc. Zeichne den Prozess mit allen wichtigen Punkten auf.Hole dir Hilfe, falls du z.B. auf bereits existierende Prozesse verweist (siehe Symbol „Vordefinierter Prozess“). Achte bei deiner Aufstellung auf einen ausreichenden Detaillierungsgrad: wähle einen dem Zielpublikum entsprechenden Detaillierungsgrad (so simpel wie möglich, so detailliert wie nötig). Falls du unbekannte Symbole verwendest, füge eine entsprechende Erklärung ein.

Schritt 4: Review und unabhängiges Feedback
Lasse den Entwurf z.B. von einer Kollegin oder einem Kollegen prüfen und arbeite das Feedback ein. Denk dran, auch Unbeteiligte sollten dein Flussdiagramm schnell verstehen können.Zum Schluss lasse dein Flussdiagramm ggf. von Personen/Abteilungen, die am Prozess beteiligt sind, sowie ggf. von einem Vorgesetzten überprüfen und formal abnehmen.

Tipps:
Denke bei der Erstellung deines Diagramms stets an die gewählte Zielgruppe. Eine adressatengerechte Aufbereitung ist eines der wichtigsten Ziele bzw. Qualitätskriterien von Flussdiagrammen.
Für mehr Übersichtlichkeit kannst du so genannte „Swimlanes“ nutzen und somit dein Flussdiaramm z.B. nach betroffenen Abteilungen gliedern. Hier hat jede Verantwortlichkeit (z.B. Mitarbeiter, Abteilung) eine separate „Bahn“. Die Swimlanes sollten aus Gründen der Übersichtlichkeit bei Prozessen, die auf mehreren Seiten dargestellt werden, stets gleich bleiben.
Konnektoren können dein Diagramm auf mehrere Seiten strecken und so übersichtlicher gestalten.

Verwandte Modellierungstechniken: EPK, BPMN, UML
EPK – ereignisgesteuerte Prozesskette (englisch: EPC – event-driven process chain)
Mit Hilfe der EPK werden Geschäftsprozesse in Unternehmen und Organisationen systematisch erfasst. Typische Anwendungsgebiete der EPK sind die Prozessdokumentation, die Analyse und Optimierung von Geschäftsprozessen, die Zuweisung von Zuständigkeiten und die Prozesskostenrechnung. Die EPK gibt striktere Regeln für die Modellierung von Prozessen. So muss z.B. auf jede Funktion ein Ereignis folgen, dass den Zustand des Prozesses nach Durchführung der vorausgegangenen Funktion beschreibt. 
Detailliertere Informationen zur EPK findest du unter der Verlinkung.
BPMN – Business Process Model and Notation
Diese Darstellungsform wurde von der Object Management Group (OMG) entwickelt, an der unter anderem IBM, Apple und Microsoft beteiligt sind. Ziel der Entwicklung von BPMN war es, die (abteilungsübergreifenden) Prozessdiagramme ausführbar zu machen, also automatisch ablaufen zu lassen.
Diese Notation stellt die einzelnen Schritte eines geplanten Geschäftsprozesses grafisch dar, häufig beginnend mit der Kundenanforderung über alle Stufen der Wertschöpfung im Unternehmen hinweg, über die Bearbeitung bis hin zum erfüllten Kundenwunsch betrachtet (End-to-End-Betrachtung).
Für diese Darstellung wird eine eigene Definition an Symbolen verwendet. Zusätzlich werden häufig Swimlanes zur Aufteilung der Arbeiten nach Abteilungen, Funktionen o.ä. eingesetzt. Darüber hinaus existieren verschiedene weitere Symbole (auch Shapes genannt) zur Darstellung nach BPMN 2.0. Es gibt eine Vielzahl von BPMN Software, um auch komplexe Prozesse übersichtlich darzustellen.
UML – Unified Modeling Languag
UML ist eine allgemeine, objektorientierte Modellierungssprache aus dem Bereich der Softwareentwicklung. Im Gegensatz zur BPMN und EPK stellt UML eine generische Modellierungssprache dar. Prozesse werden mit den hierfür relevanten UML-Elementen, also mit einer Teilmenge von Elementen, modelliert.