Die Projektorganisation – Die acht wichtigsten Kapitel

1. Definition Projektorganisation

Unter Projektorganisation versteht man die Akzeptanz der Einteilung bzw. die Einteilung von Ressourcen bzw. Organisationseinheiten bei gleichzeitiger Zuteilung von Aufgaben- und Verantwortungsbereichen zur Durchführung eines Projektes. Einer Projektorganisation liegt ein aufbau- und ablauforganisatorisches Regelkonstrukt zugrunde, an welches sich die Beteiligten des Projektes ausrichten. Ein Projekt ist eine einmalige Aufgabe für die durchzuführende Projektorganisation, die in einer festgelegten Zeitspanne zu umzusetzen ist. Start- und Endtermin sind wesentliche Planungskriterien für eine Ausgestaltung der Projektorganisation.

Die Projektorganisation ist eine der Kernaufgaben des Projektmanagements mit dem Ziel, den Aufbau einer zeitlich begrenzten Teamorganisation mit klarer Definition aller notwendigen Organisationseinheiten bzw. Rollen, Kompetenzen und Verantwortungen sowie deren Regelungen (aufbau- und ablauforganisatorisch) inkl. der Schnittstellenverantwortlichkeiten umzusetzen. Die Projektorganisation ist eine Kernaufgabe des Projektmanagements und wird in der Betriebswirtschaftslehre dem Teilgebiet der Organisationslehre zugeordnet.

Wie im Projektmanagement üblich, besteht das Ziel der Projektleitung darin, eine Projektorganisation zu definieren, die die Erreichung eines optimalen Ergebnis-/Aufwandsverhältnis ermöglicht.

2. Ziele der Projektorganisation

Eine Projektorganisation hat das Ziel eines effizienten Ressourceneinsatzes aller Projektbeteiligten, die an der Durchführung eines Projekts beteiligt sind. Eine Projektorganisation soll darüber hinaus die Schaffung eines innovations- und kreativitätsfördernden Umfelds zum Ziel haben, damit neue Produkte und echte Innovationen für das Projekt entstehen können. Dies fördert zudem die Motivation von Projektmitarbeitern, welches ein anderes Ziel einer gut aufgebauten Projektorganisation darstellt.

Generell verfolgt eine Projektorganisation das Ziel, sich verstärkt auf den Kunden bzw. den Markt ausrichten. Darüber hinaus ist es zielführend, die Beteiligung der Stakeholder durch eine Projektorganisation zu fördern. Abschließend wird mit der Projektorganisation angestrebt, die Flexibilität in einem Projekt zu erhöhen und die Komplexität zu verringern, z.B. Senkung des Koordinationsaufwandes.

3. Formen der Projektorganisation

Grundsätzlich gibt es im klassischen Projektmanagement drei Formen der Projektorganisation bzw. der Einbindung von Projekten in eine Organisation, z.B. in ein Unternehmen. Die erste Form ist die reine Projektorganisation, bei der die Projektmitarbeiter der Projektleitung disziplinarisch und fachlich bezogen auf ihre zu erfüllenden Aufgaben unterstellt sind. Die Projektleitung trägt für die Dauer des Projektes die Fach- und die Führungsverantwortung. Die Projektmitarbeiter sind in der Regel Vollzeit für ein Projekt tätig. Die reine Projektorganisation bietet Vorteile wie kurze Kommunikationswege, eindeutige Verantwortlichkeiten, die Möglichkeit zur Teambildung sowie zur optimalen Ausrichtung auf ein Projektziel. Der Nachteil kann in der mangelnden Bereitschaft der Linie zur notwendigen Kooperation mit dem Projektteam liegen. Zudem kann die Wiedereingliederung der Projektbeteiligten in die Linie nach Projektabschluss ein Problem darstellen.

Eine zweite Form bildet die Matrix-Projektorganisation, die eine Mischform der reinen und der Stab-Linien Projektorganisation ist. Bei dieser Projektorganisationsform werden Projektmitarbeiter zeitlich begrenzt neben ihrer eigentlichen Aufgabe für die Dauer des Projektes in der Organisation eingesetzt. Entscheidungen werden von der linienverantwortlichen Führungskraft und der Projektleitung gemeinsam getroffen. Ein Vorteil ist die zeitnahe Personalbeschaffung bei Eignung eines Mitarbeiters. Nachteilig ist hier sicherlich die Doppelunterstellung der Projektmitarbeiter. Diese Organisationsform wird in der Regel bei standardisiert ablaufenden Projekten bzw. bei Routineprojekten (= Projekte, mit einer routinegemäßen Abwicklung) gewählt.

Die letzte Projektorganisationsform ist die Stab-Linien Projektorganisation. Der Projektleiter hat die Funktion des Projektkoordinators und trägt die Verantwortung für die fachliche und terminliche Umsetzung des Projektes. Die Projektmitarbeiter sind kraft ihrer Funktion an dem Projekt beteiligt. Die Führungsverantwortung verbleibt bei dem Linienverantwortlichen für die eigentliche Linienfunktion der Projektmitarbeiter. Nachteilig kann sich durch eine Stablinien-Organisation der hohe Koordinationsaufwand, die verminderte Reaktionsfähigkeiten, die nicht eindeutig zugeordneten Verantwortlichkeiten sowie die Vernachlässigung von Projektaufgaben aufgrund fehlender Führungsverantwortlichkeit der Projektleitung auswirken. Der Vorteil ist eindeutig in der geringen Veränderung der bestehenden Organisation bzw. der Unternehmensorganisation zu sehen.

4. Anwendungsgebiet und Bewertung von Projektorganisationsformen

Autonome Projektorganisationen werden regelmäßig aufwendigen Projekten, bei größeren Projekten mit hoher strategischer Relevanz bzw. mit hohem Risiko oder hoher Komplexität gewählt. Beispielsweise können große Bauprojekte oder innovative Vorhaben mittels dieser Organisationsform optimal zum Ziel geführt werden.

Mittelgroße (und zum Teil größere) Projekte mit einer durchschnittlichen Komplexität und einem mittleren Risikoprofil bzw. Aufwand weisen meist eine Matrixorganisation auf. Dies sind im Ergebnis und nach Angaben vieler Autoren ca. achtzig Prozent aller Projekte. Hier kann die Projektleitung fachlich großen Einfluss auf die Projektbeteiligten nehmen und sie profitiert bei Schnittstellenthemen von der guten Vernetzung in die Organisation hinein bzw. innerhalb einer Unternehmensorganisation.

Bei kleinen, risikoarmen und strategisch unbedeutenden Projekten wird häufig die Stablinien-Projektorganisation angewendet. Bei dieser Organisationsform sind viele Organisationseinheiten in das Projekt mit eingebunden bzw. von dem Projektergebnis betroffen. Genießt die Projektleitung ein sehr gutes Standing oder ist offiziell bekannt, dass die Unternehmensleitung das Projekt als wesentlich erachtet, besteht die Möglichkeit sich für die Stablinien-Projektorganisation zu entscheiden.

Eine reine Projektorganisation erlaubt der Projektleitung großen Einfluss auf Projektbeteiligte und eine hohe Fokussierung auf die eigentlichen Projektaufgaben. Das Projektergebnis hat große Auswirkungen auf den Unternehmenserfolg.

Die reine Projektorganisation ist eine autonome Projektorganisation. Es handelt sich hierbei um eine Herauslösung aus der Stammorganisation. D.h. alle Projektmitarbeiter werden aus ihren jeweiligen Abteilungen abgezogen und vollständig der Projektorganisation zugeordnet. Die Projektorganisation ist eine temporäre Organisationsform und findet ihre Anwendung häufig bei Großprojekten und bei Programmen mit zahlreichen Projektvorhaben.

Im Gegensatz zu den klassischen Organisationsformen findet die agile Projektorganisation meist Anwendung bei einem unklaren oder flexiblen Zielbild seitens der Stakeholder und Auftraggeber.

Aufgrund des einmaligen Vorkommnisses eines Projektes ist die Projektorganisation bei jeder gewählten Organisationsform zeitlich begrenzt angelegt. Am Ende eines Projektes wird die Auflösung der Projektorganisation vorgenommen. Die Projektorganisation kann auch im Projektverlauf beispielsweise abhängig vom Ergebnisfortschritt verändert werden. Die Veränderung der Projektorganisation kann sowohl eine Erweiterung, eine Vergrößerung oder eine Umstrukturierung der Projektorganisation sein.

5. Akteure der Projektorganisation

Insgesamt besteht eine Projektorganisation aus unterschiedlichen Akteuren. In einer klassischen Projektorganisation gibt es Akteure, die meist an einer Projektorganisation beteiligt sind:

Bei jedem Projekt gibt es Stakeholder bzw. Auftraggeber, die eine Zielvorgabe für das Projekt vorgegeben haben und den Auftrag für die Projektumsetzung erteilt haben. Die Projektleitung ist zuständig für die Planung, Überwachung und die Steuerung eines Projektes. Sie ist ein wesentliches und führendes Element der Projektorganisation. Das Projektteam und die Projektmitarbeiter zeichnen sich für die Umsetzung des Projekts verantwortlich. Es besteht darüber hinaus die Möglichkeit allerdings keine Verpflichtung für ein Projekt einen Lenkungsausschuss einzurichten. Das Gremium wird bei Projekten mit größerer Tragweite und hohen Budgets eingerichtet. Ein Lenkungsausschuss ist für ein Projekt und die Projektleitung das formale Gremium, welches übergeordnete Entscheidungen trifft und formale Aufgaben wahrnimmt, wie beispielsweise:

Formulierung des Projektauftrags
Ressourcenzuteilung
Vorgabe zeitlicher Restriktionen
Freigabe von Budgets
Freigabe und Beendigung von Projektphasen, etc.